Rekrytointien, henkilöarviointien ja digitaalisen valmennusalustan rekisterit

Tietosuojaseloste

Päivitetty 8.8.2023

1 Rekisterinpitäjä

HRS Advisors Oy toimii yhteisrekisterinpitäjänä asiakkaan kanssa rekrytointien osalta (julkiset haut ja suorahaut). Osapuolet ovat sopineet vastuistaan tietosuoja-asetukset 26 artiklan mukaisella sopimuksella. HRS Advisors Oy toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä henkilöarvioinnin ja digitaalisen valmennusalustan (myöhemmin “valmennuksen”) osalta.

Keilaranta 1, 02150 Espoo
Kotipaikka: Espoo
Y-tunnus: 2421626–0

2 Rekisteriasiat

Rekisteriasioissa ota yhteyttä osoitteeseen pia.paavilainen@hrsadvisors.fi

3 Rekisterien nimet

HRS Advisors Oy:n rekrytointien ja henkilöarviointien rekisteri

HRS Advisors Oy:n Digitaalisen valmennusalustan rekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja säilyttäminen

Rekisterin tietojen käsittelyn tarkoitus on HRS Advisors Oy:n asiakkaan tilaamien rekrytointien (ml. suorahaut), henkilöarviointien ja valmennusten suorittaminen.

Tietojen käsittelyperuste on rekrytoinneissa sopimus ja henkilöarvioinneissa arviointiin osallistuvan suostumus. Suorahaun alkuvaiheessa ehdokastietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Suorahakuyritykset katsovat liiketoimintansa vuoksi heillä olevan oikeutettu etu henkilötietojen käsittelyyn, joka pohjautuu kandidaattien ja suorahakuyritysten merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen. Valmennuksen tietojen käsittelyperuste on asiakkaan toimeksianto ja valmennettavan suostumus.

HRS Advisors Oy säilyttää rekrytoinnin ja henkilöarvioinnin tietoja kahden vuoden. Säilytysaika perustuu lain kanneaikoihin. Digitaalisella valmennusalustalla henkilötiedot poistuvat automaattisesti 90 päivän kuluttua valmennuksen päättymisestä.

Jos hakija haluaa rekrytoinnin yhteydessä antaa tietonsa myös muiden HRS Advisors Oy:n asiakkaiden toimeksiannosta tehtävien hakujen käyttöön, hän tulee ilmoittaa tästä hakemuksensa yhteydessä. Ilman tätä lupaa tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyt ovat HRS Advisors Oy:n asiakkaan toimeksiannosta tehtäviin rekrytointeihin, henkilöarviointeihin ja valmennuksiin osallistuvia henkilöitä. Tallennettavat tiedot vaihtelevat palvelun mukaan. Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaisia tietoja rekisteröidyistä:

– yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
– muut henkilöön liittyvät perustiedot kuten syntymäaika ja sukupuoli
– valokuva
– työ- ja koulutustaustaan liittyvät tiedot
– työllistymiseen ja urakehitykseen liittyvät tiedot ja toiveet
– rekisteröidyn tallentamat tai toimittamat dokumentit kuten ansioluettelot ja hakemukset
– persoonallisuustestien ja muiden arvioinnin menetelmien tuottamat tiedot sekä henkilöarvioinnin raportit
– videohaastattelukysymysten vastaustallenteet

6 Rekisterin tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Suorahakua käytettäessä ehdokkaita saatetaan etsiä erilaisia julkisia lähteitä käyttäen. Näitä ovat esimerkiksi avoimet verkkosivut ja käyttäjäoikeuksin suojatut ehdokas-, yritys ja toimialatietoa sisältävät tietokannat ja palvelut.

7 Tietojen siirrot ja luovutukset

Rekisterin osapuolet siirtävät tietoja toisilleen toimeksiantosopimuksen mukaisen rekrytoinnin tai henkilöarvioinnin osalta. HRS Advisors Oy siirtää tarvittaessa yhteystietoja (nimi, sähköpostiosoite) rekrytoinnin yhteydessä mahdollisesti käytettävien persoonallisuus- ja kykytestien toimittajille, jotka ovat HRS Advisors Oy:n alihankkijoina henkilötietojen käsittelijöitä.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä muihin tarkoituksiin ilman tietojen antajan lupaa, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

Kaikki palveluntarjoajat ovat sitoutuneita noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen tai sitä vastaavan UK:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on tarve käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään rekistereihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

9 Tarkastus- ja poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu, poistaa tai oikaista tiedot sekä rajoittaa niiden käsittelyä. Tiedot poistetaan pyynnön mukaisesti, ellei laki edellytä niiden säilyttämistä.

Tarkastuspyyntö (ml. pyyntö tietojen poistosta tai oikaisusta) on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen.

10 Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tai vastustaa tietojensa käsittelyä (sopimus, oikeutettu etu). Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle epäkohdista henkilötietojen käsittelyssä.

11 Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka

Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

12 Muutokset tähän selosteeseen

Parannamme ja kehitämme palveluitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.